Rechnungssoftware für Gebäudereiniger & Dienstleister
Fakturieren Sie Reinigungsaufträge fehlerfrei und in Rekordzeit: Monatliche Dauerrechnungen für die Unterhaltsreinigung, Sammelrechnungen für Filialkunden, Skontoberechnung, Stornorechnungen und strukturierter Buchungsexport nach GoBD-Grundsätzen.
Die Besonderheiten der Rechnungsstellung in Reinigungsunternehmen
In der Gebäudereinigung treffen zwei Welten aufeinander: Auf der einen Seite feste Monatspauschalen für regelmäßige Unterhaltsreinigungen, auf der anderen Seite flexible Sonderreinigungen nach Quadratmetern oder tatsächlich geleisteten Stunden. Herkömmliche Rechnungsprogramme verlangen dafür mühsame manuelle Datenübertragungen.
Monatlicher Abrechnungsstau
Am Monatsende müssen dutzende oder hunderte Rechnungen manuell geschrieben werden. Das kostet die Geschäftsführung und Buchhaltung oft mehrere Arbeitstage.
Vergessene Sonderleistungen
Zusätzliche Glasreinigungen, Teppichreinigungen oder Materiallieferungen werden auf Notizzetteln vergessen und schaffen es nie auf die Monatsrechnung.
GoBD- und Prüfungsrisiken
Nachträglich geänderte Rechnungsnummern, unsaubere Gutschriften ohne Storno-Referenz oder fehlende Pflichtangaben führen bei Betriebsprüfungen zu teuren Nachzahlungen.
Die smarte Fakturierung für Ihren Reinigungsbetrieb
VHPlan verbindet die erbrachten Leistungen aus der Einsatzplanung und den digitalen Leistungsnachweisen direkt mit Ihrer Rechnungsstellung.
Wiederkehrende Dauerrechnungen
Legen Sie für Ihre Kunden mit Unterhaltsreinigung feste monatliche Dauerrechnungen an. VHPlan generiert die Rechnungen pünktlich zum Monatsanfang oder -ende mit fortlaufender Nummerierung.
- Fester Monatsbetrag oder dynamische Leistungszeilen
- Automatischer E-Mail-Versand an den Kunden
Sammelrechnungen für Filialkunden
Reinigen Sie mehrere Filialen, Praxen oder Standorte für denselben Großkunden? Fassen Sie alle Einzeleinsätze und Objekte übersichtlich in einer einzigen Sammelrechnung zusammen.
- Aufschlüsselung nach Objekt und Leistungsdatum
- Maximale Transparenz für den Auftraggeber
Rechtssichere Storno- & Gutschriftenlogik
Muss eine bereits finalisierte Rechnung korrigiert werden? VHPlan erzeugt GoBD-konform eine Stornorechnung mit korrekter Referenz zur Originalrechnung und fortlaufender Nummerierung im gleichen Nummernkreis.
- Keine manuellen Eingriffe in gesperrte Rechnungen
- 100% prüfungssicher für das Finanzamt
Skonto, Zahlungsziele & Buchungsexport
Geben Sie Ihren Kunden Skontoanreize (z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen). Alle Rechnungs- und Buchungssätze exportieren Sie direkt für Ihren Steuerberater.
- Individuelle Zahlungsfristen und Skonto-Klauseln
- Schneller Buchungsexport für die Finanzbuchhaltung
Vom Angebot über die Leistung bis zum Zahlungseingang
In VHPlan fließen alle Arbeitsschritte lückenlos zusammen. Entdecken Sie die Schwestermodule:
Häufige Fragen zur Rechnungssoftware für Gebäudereinigungen
Hier finden Sie die wichtigsten Antworten zur Fakturierung, GoBD und Schnittstellen.
Wie funktioniert die Rechnungsnummerierung in VHPlan?
VHPlan vergibt fortlaufende, monatliche Rechnungsnummern nach dem rechtssicheren Standard RG-{JAHR}-{MONAT}-{3-stellige laufende Nummer} (z. B. RG-2026-10-001). Das Kürzel kann in den Firmeneinstellungen individualisiert werden (z. B. RE-2026-10-001). Zu Beginn jedes neuen Monats startet die laufende Zählung automatisch wieder bei 001. Sobald eine Rechnung finalisiert ist, ist die Nummer gesperrt und vor Veränderungen geschützt.
Können monatliche Dauerrechnungen für Unterhaltsreinigungen automatisiert werden?
Ja. Für regelmäßige Reinigungsobjekte mit festen Monatspauschalen können Sie Dauerrechnungen einrichten. Das System erzeugt die Rechnungen zum Stichtag automatisch und spart Ihnen jeden Monat stundenlange manuelle Tipparbeit.
Unterstützt VHPlan Sonderfälle wie Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) und Reverse-Charge?
Ja. Sie können sowohl als Kleinunternehmer nach § 19 UStG ohne Umsatzsteuerausweis abrechnen als auch Steuerschuldumkehr (Reverse-Charge nach § 13b UStG bei Bauleistungen oder Subunternehmern) mit den entsprechenden rechtlichen Hinweistexten auf der Rechnung hinterlegen.
Können Rechnungsdaten an den Steuerberater oder die Buchhaltung übergeben werden?
Ja. VHPlan bietet strukturierte Buchungs- und Rechnungsdatenexporte (z. B. CSV/Excel), die für die Weiterverarbeitung beim Steuerberater oder in der Finanzbuchhaltung vorbereitet sind.